Rancangan Perbaikan Alur Pelelangan Pada Perusahaan Transportasi Menggunakan Metode Business Process Improvement

Abstract

Perusahaan pada penelitian ini adalah
perusahaan transportasi usaha milik negara yang menawarkan,
mengawasi, dan mengelola layanan kereta api di Indonesia.
Dalam memenuhi kebutuhan yang besar, perusahaan harus
memiliki alur pengadaan yang efektif dan efisien agar dapat
memenuhi seluruh kegiatan di perusahaan. Standar waktu
pelelangan terbuka adalah 35 hari, tetapi pada kondisi aktual
nya mengalami keterlambatan selama 13 hari dan terjadi 6
(enam) pengadaan ulang dari 129 pengadaan yang terjadi. Hal
itu disebabkan karena proses evaluasi berkas masih dilakukan
secara manual, pengulangan pada tahapan pendaftaran,
pemasukan dokumen penawaran, dan pembukaan sampul
penawaran. Informasi tentang kebutuhan akan barang langka
tertentu dan kualitas dokumen yang diberikan oleh user untuk
perilisan SP3 ke logistic, dan belum tersedianya database yang
terintegrasi, hanya data statis seperti excel dan word. Kendala
yang di hadapi perusahaan menjadi latar belakang penulis
untuk melakukan usulan perbaikan menggunakan business
process improvement. Tahapan dalam business process
improvement yaitu organizing for improvement, understanding
the process, streamlining, measurement and control, dan
continous improvement. Batasan dalam penelitian ini hanya
sebatas usulan perbaikan proses bisnis. Penulis melakukan
analisis proses bisnis tidak optimal, untuk selanjutnya
dilakukan proses perbaikan menggunakan tools pada
streamlining. Hasil akhir dari penelitian ini berupa usulan
proses bisnis Pelelangan Terbuka dengan efisiensi meningkat 20%.

Kata kunci— Business Process Improvement, Streamlining,
Proses Bisnis