Perancangan Sistem Pencatatan Dan Monitoring Kegiatan Organisasi Mahasiswa Menggunakan Odoo Quickstart Pada Fakultas Rekayasa Industri Universitas Telkom
Abstract
Pengelolaan kegiatan organisasi mahasiswa memerlukan sistem informasi yang tidak hanya terdigitalisasi, tetapi juga terintegrasi untuk memastikan efisiensi, dan akuntabilitas dalam pencatatan, persetujuan, serta pelaporan kegiatan. Di Fakultas Rekayasa Industri Universitas Telkom, proses pencatatan dan monitoring masih dilakukan melalui Google Sheet, yang memiliki keterbatasan dalam integrasi data, otomasi alur persetujuan, serta kontrol terhadap input dan histori dokumen. Hal ini menyulitkan pelacakan revisi, identifikasi pengguna, dan penyimpanan data secara terpusat. Sebagai solusi, penelitian ini merancang sistem pencatatan dan monitoring kegiatan organisasi mahasiswa berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) menggunakan Odoo. Odoo dipilih karena bersifat modular, open-source, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Implementasi dilakukan dengan metode QuickStart, menggunakan modul Approval untuk pengelolaan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta modul Accounting untuk pencatatan dan pelaporan dana secara digital. Proses pengembangan meliputi tahap Kick-Off Call, Analysis, dan Configuration, dengan validasi sistem melalui Integration Testing, Blackbox Testing, User Acceptance Testing (UAT), dan User Experience Questionnaire (UEQ). Penelitian ini berkontribusi pada pengembangan sistem informasi kemahasiswaan yang terstruktur dan menjadi integrasi proses kerja yang berkelanjutan di lingkungan FRI.
Kata kunci— Enterprise Resource Planning (ERP), Odoo, QuickStart, Organisasi mahasiswa, Fakultas Rekayasa Industri
References
I. Yolanda, Shinta Sari, Suci Maela Ismail, “Peran Organisasi Mahasiswa Dalam Membangun Karakter Kepemimpinan dan Peningkatan Soft Skill,” Jurnal Ilmiah Pendidikan Dasar, vol. 04, no. 1, pp. 72–86, 2024, doi: 10.25130/sc.24.1.6.
Y. Z. Ramadhan, W. Puspitasari, and M. Saputra, “Analisis Dan Perancangan Business Blueprint Sistem Enterprise Resource Planning (Erp) Modul Produksi Odoo Dengan Metode Asap (Studi Kasus Umkm Nature Beauty Coffee),” 2023.
W. D. Rahmi, A. Budiono, and R. W. Witjaksono, “PERANCANGAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING, UNTUK SISTEM PAYROLL MENGGUNAKAN SOFTWARE ODOO DENGAN METODE QUICK START PADA LEMBAGA SERTIFIKASI PT TELKOM PRIMA CIPTA CERTIFIA DESIGN OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING FOR PAYROLL SYSTEM USING SOFTWARE ODOO WITH QUICK START METHOD AT PT TELKOM PRIMA CIPTA CERTIFIA.”
E. Kusnadi, “Fishbone Diagram dan Langkah-Langkah Pembuatannya.”
S. Wibisono, “Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi,” Sustainability (Switzerland), vol. 11, no. 1, pp. 1–14, 2019, [Online]. Available: http://scioteca.caf.com/bitstream/handle/123456789/1091/RED2017-Eng-8ene.pdf?sequence=12&isAllowed=y%0Ahttp://dx.doi.org/10.1016/j.regsciurbeco.2008.06.005%0Ahttps://www.researchgate.net/publication/305320484_SISTEM_PEMBETUNGAN_TERPUSAT_STRATEGI_MELESTARI
S. Ayu Kintami and Noviyantia, “Tampilan Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam Uji Coba Software ODOO Pada PT. BRS,” Jurnal Akuntansi Keuangan dan Bisnis, vol. 2, no. 4, 2025, [Online]. Available: https://jurnal.ittc.web.id/index.php/jakbs/index
A. Ardiyanti and A. A. Wilasittha, “Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Berbasis Odoo pada Start Up Bidang Fashion,” Seminar Nasional Akuntansi dan Call for Paper (SENAPAN), vol. 3, no. 1, pp. 139–157, 2023, doi: 10.33005/senapan.v3i1.295.
Franky, B. A. Sekti, and N. Anwar, “Analisis dan Implementasi Proses Bisnis Penjualan dan Pengelolaan Inventory Berbasis ERP Odoo,” IKRA-ITH Informatika : Jurnal Komputer dan Informatika, vol. 8, no. 1, pp. 242–251, 2024, doi: 10.37817/ikraith-informatika.v8i1.3218.
C. Vivian and L. Hendro, “Evaluasi Pelaporan Keuangan Sistem ERP Odoo Community yang Dikembangkan PT Neo Multi Servindo,” Jurnal Ekonomi, vol. 27, no. 03, pp. 224–241, 2022.
U. Amrina, M. I. Lufti, R. A. Oktora, and B. P. Kusuma, “Implementasi Erp Pada Proses Bisnis Di Ikm Kosmetik Menggunakan Odoo 14.0,” Jurnal Industri Kreatif dan Kewirausahaan, vol. 4, no. 1, pp. 10–20, 2021, doi: 10.36441/kewirausahaan.v4i1.616.
I. Nurlela and Y. Yulhendri, “Pemanfaatan Odoo Untuk Implementasi HRIS Di Perusahaan Roti Menggunakan Metode ASAP,” Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, vol. 6, no. 4, pp. 690–703, Oct. 2024, doi: 10.47233/jteksis.v6i4.1536.
A. Terminanto and M. F. Ismail, “IMPLEMENTASI MODUL ACCOUNTING BERBASIS ERP MENGGUNAKAN ODOO PADA LSP MUI,” 2022.
Y. E. Demilda, A. Arvianto, and Z. F. Rosyada, “Implementasi Software Odoo dengan Menggunakan Modul Accounting, Inventory, Purchase, dan Point Of Sales Pada Toko Al Hikmah Mart (Ah Mart) Di Bogor Jawa Barat,” Industrial Engineering Online Journal, vol. 11, no. 4, pp. 343–354, 2022, [Online]. Available: https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/ieoj/article/view/35967
M. A. Supit and S. Pratasik, “Pemodelan Proses Bisnis dengan Business Process Management Notation pada Fakultas Teknik Universitas Negeri Manado,” Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi, vol. 1, p. 630, 2021.
Kulsum, H. Mubarak, E. Febianti, Y. Muharni, P. B. Katili, and D. L. Trenggonowati, “Upaya Peningkatan Produktivitas menggunakan Perancangan Pemodelan Business Process Modelling Notation (BPMN),” Journal Industrial Servicess, vol. 6, no. 2, p. 198, 2021, doi: 10.36055/62016.
Indriyani, A. Budiono, and R. W. Witjaksono, “Implementasi Enterprise Resource Planning Modul Accounting Menggunakan Aplikasi Odoo Metode Quickstart PT. Telkom Prima Cipta Certifia,” Oct. 2021.
M. D. S. Perdana, “Pengembangan Sistem Enterprise Resource Planning Pada Proses Project Management Menggunakan Metode Quickstart,” 2023.
A. Valerian, D. Bernady, F. Wahyudi, J. P. Dinatha, and D. Barletyano, “IMPLEMENTASI UNIT TESTING, INTEGRATION TESTING, SYSTEM TESTING, DAN VALIDATION TESTING PADA APLIKASI BERBASIS WEBSITE (STUDI KASUS: KAFE SATURDAYS),” 2025.
M. Maulida, F. Zahro, R. Hakim, M. S. Akbar, S. Pd, and M. Kom, “Pengujian Black Box Testing pada Sistem Website Pemesanan Online Toko Ayam Krispy,” Jurnal Media Akademik (JMA), vol. 3, no. 5, pp. 3031–5220, 2025, doi: 10.62281.
Aliyah, N. Hartono, and A. A. Muin, “Penggunaan User Acceptance Testing (UAT) Pada Pengujian Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Dan Inventaris Barang,” Switch : Jurnal Sains dan Teknologi Informasi, vol. 3, no. 1, pp. 84–100, Dec. 2024, doi: 10.62951/switch.v3i1.330.
A. Dyah Savitri and C. Indah Ratnasari, “Implementasi User Experience Questionnaire (UEQ) untuk Mengevaluasi Pengalaman Pengguna pada UII RAS,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 4, no. 3, pp. 1352–1361, 2023, doi: 10.30865/klik.v4i3.1444.
B. Laugwitz, T. Held, and M. Schrepp, “Construction and evaluation of a user experience questionnaire,” 2008.
M. Schrepp, “User Experience Questionnaire Handbook,” URL: https://www. researchgate. net/publication/303880829{_}User{_}Experience{_}Questionnaire{_}Handbook{_}Version{_}2.(Accessed: 02.02. 2017), pp. 1–15, 2023, [Online]. Available: www.ueq-online.org
A. Zahra Syahputri, F. Della Fallenia, R. Syafitri, R. N. Lubis, S. Wulan, and D. Lubis, “Kerangka Berfikir Penelitian Kuantitatif,” 2023, [Online]. Available: https://jurnal.diklinko.id/index.php/tarbiyah/https://jurnal.diklinko.id/index.php/tarbiyah/
A. R. Hevner, S. T. March, J. Park, and S. Ram, “Design Science in Information Systems Research,” MIS Quarterly, 2004.
M. Dumas, M. La Rosa, J. Mendling, and H. A. Reijers, “Fundamental Manajemen Proses Bisnis,” 2021.
