Perbaikan Proses Bisnis Invoicing PT XYZ Menggunakan Metode Business Process Improvement (BPI)
Abstract
Abstrak — Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi proses bisnis pada PT. XYZ, perusahaan yang bergerak
di bidang penyediaan air khusus dan layanan pengolahan air,
dengan fokus pada perbaikan proses penerbitan invoice.
Ditemukan bahwa proses invoicing yang ada saat ini mengalami
keterlambatan yang berdampak negatif pada arus kas
perusahaan, disebabkan oleh beberapa hambatan seperti
ketidakefisienan waktu dan langkah-langkah yang tidak
diperlukan dalam proses tersebut.
Melalui metode Business Process Improvement (BPI),
penelitian ini mengidentifikasi dan mengeliminasi aktivitas
yang tidak memberikan nilai tambah, serta menyederhanakan
alur kerja untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi. Hasil dari
perbaikan yang diusulkan menunjukkan penurunan total
waktu siklus proses sebesar 41 jam dan peningkatan efisiensi
waktu siklus sebesar 14,4%. Validasi terhadap rancangan
usulan dilakukan dengan melibatkan Kepala Departemen
Keuangan, SDM, dan Umum PT. XYZ, yang menunjukkan
bahwa perbaikan yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan dapat mengurangi keterlambatan dalam
penerbitan invoice.
Dalam proses bisnis eksisting, terdapat 13 aktivitas yang
diklasifikasikan berdasarkan nilai tambahnya: 5 aktivitas Real
Value Added (RVA), 7 aktivitas Business Value Added (BVA),
dan 1 aktivitas Non-Value Added (NVA), dengan total waktu
siklus 96 jam dan efisiensi waktu siklus sebesar 58,33%. Melalui
analisis dan perbaikan menggunakan pendekatan streamlining,
jumlah aktivitas pada proses bisnis usulan berkurang menjadi
9 aktivitas dengan total waktu siklus 55 jam. Proses bisnis
usulan mencakup 5 aktivitas RVA dan 4 aktivitas BVA, dengan
efisiensi waktu siklus meningkat menjadi 72,73%. Perbaikan ini
diusulkan melalui penggunaan Google Drive untuk
memudahkan pengumpulan dokumen dan spreadsheet untuk
pembuatan dokumen inspection sheet, sehingga mengurangi
aktivitas yang tidak diperlukan dan meningkatkan efisiensi
proses secara keseluruhan.
Kata kunci— Efisiensi, Business Process Improvement (BPI),
Proses Bisnis
References
[1] R. Damelio, The Basics of Process Mapping., Taylor & Francis, 1996.
[2] R. L. Daft, Organization Theory and Design (10th Edition), Mason: South-Western Cengage Learning, 2010.
[3] H. J. Harrington, Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness, McGraw Hill Professional, 1991.
[4] R. E. &. D. R. Indrajit, Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering, Jakarta: Grasindo, 2002.
[5] H. J. Johansson, Business Process Reengineering BreakPoint Strategies for Market Dominance, Chichester: John Wiley & Sons, 1993.
[6] P. Kotler dan K. L. Keller, Manajemen Pemasaran, New Jersey: Prentice Hall, 2009.
[7] E. F. &. W. B. J. Monk, Concepts in Enterprise Resource Planning, Asia: Course Technology Cengage Learning, 2013.
[8] S. P. Robbins, Organizational Behavior, New Jersey: Prentice Hall, 2003.
[9] S. P. Stoner, Management, New Jersey: Prentice Hall, 2012.
[10] G. R. Terry, Prinsip-Prinsip Manajemen, Jakarta: Aksara Bumi Jakarta, 2006.
