Perancangan Sistem Pendataan Dan Monitoring Mahasiswa Habis Masa Studi di Layanan Administrasi Akademik FRI Telkom University Berbasis Odoo
Abstract
Pengelolaan data mahasiswa Habis Masa Studi di Fakultas Rekayasa Industri Telkom University menghadapi tantangan signifikan. Saat ini, proses pendataan dan monitoring dilakukan menggunakan Spreadsheet, yang rawan kesalahan input, duplikasi data, dan minim fitur seperti notifikasi. Kondisi ini menghambat kolaborasi serta menyebabkan keterlambatan informasi dan miskomunikasi antara Layanan Administrasi Akademik, Program Studi, dan person-in-charge. Dampaknya, penanganan mahasiswa HMS menjadi kurang sistematis. Penelitian ini bertujuan merancang prototype berbasis sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang dikembangkan menggunakan platform Odoo. Pemilihan Odoo didasarkan pada sifat open source dan kemampuannya untuk dikonfigurasi, khususnya modul Employee Management dan Discuss, guna mengakomodasi pendataan, monitoring status akademik, dan komunikasi sistematis. Perancangan sistem dilakukan dengan pendekatan Quickstart. Efektivitas sistem diuji melalui User Acceptance Testing kepada admin LAA FRI, berfokus pada kemudahan akses, akurasi data, navigasi, dan efisiensi kerja. Hasil UAT menunjukkan sistem berhasil mempermudah pelacakan status mahasiswa HMS serta menyederhanakan alur komunikasi dan pelaporan. Meskipun masih dalam tahap prototyping, sistem ini mendapat tanggapan positif dari pengguna. Keterbatasan yang teridentifikasi meliputi data yang belum lengkap, serta perlunya integrasi dengan sistem eksternal seperti iGracias. Saran pengembangan lanjutan mencakup visualisasi dashboard, penyempurnaan hak akses, dan penggabungan modul Document Management. Secara keseluruhan, Odoo ERP berpotensi besar meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data HMS di FRI Telkom University.
Kata kunci—pendataan mahasiswa, monitoring akademik, Odoo ERP, Quickstart, prototyping
References
Y. Yindrizal, “DAMPAK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN AKADEMIK MAHASISWA UNIVERSITAS ANDALAS PADANG,” Jurnal Manajemen Publik & Kebijakan Publik (JMPKP), vol. 3, no. 1, pp. 1–13, Mar. 2021, doi: 10.36085/jmpkp.v3i1.1433.
S. Damayanti, Y. G. Elysia, O. A. P. Purba, and I. F. A. Prawira, “PENGARUH PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI LINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI,” Jurnal MANAJERIAL, vol. 20, no. 1, pp. 43–53, Dec. 2021, doi: 10.17509/manajerial.v20i1.25095.
Reni Nilasari, “IMPACT OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) ON INTERNAL AUDIT FUNCTIONS,” Research Journal of Finance and Accounting, May 2019, doi: 10.7176/RJFA/10-9-05.
M. Fauzi, B. M. Izzati, and F. Dewi, “Analisis Layanan Teknologi Informasi (TI) Terhadap I-Gracias Dengan Metode Service Quality,” Journal of Production, Enterprise, and Industrial Applications, vol. 1, no. 1, p. 69, Oct. 2023, doi: 10.25124/jpeia.v1i1.6814.
K. N. R. Al Habsyi, “Analisis Tingkat Kepuasan Pengguna E-Learning Universitas Telkom Menggunakan Metode End-User Computing Satisfaction,” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), vol. 8, no. 2, pp. 623–635, Jun. 2021, doi: 10.35957/jatisi.v8i2.765.
C. Himawan, “Pembelajaran Berbasis Proyek menggunakan Aplikasi Open Source Odoo pada Mata Kuliah Enterprise Resources Planning,” JISI: Jurnal Integrasi Sistem Industri, vol. 10, no. 2, p. 23, Aug. 2023, doi: 10.24853/jisi.10.2.23-34.
N. Muhammad Syaifuddin, A. Zaini, M. Suriansyah, and A. Puji Widodo, “Saran Implementasi Sistem ERP Berdasarkan Keuntungan dan Tantangan: Literature Review,” Technomedia Journal, vol. 8, no. 3 Februari, pp. 105–125, Dec. 2023, doi: 10.33050/tmj.v8i3.2176.
N. L. A. Indrayani, “PENERAPAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI,” CRANE: Civil Engineering Research Journal, vol. 3, no. 2, pp. 11–16, Oct. 2022, doi: 10.34010/crane.v3i2.8159.
M. Y. Arianti, N. Fitriani, D. Khairani, and S. T. Adinda, “Rapor,Nilai,Dev C++ ANALISIS NILAI AKHIR RAPOR DENGAN PROGRAM C++ SMK ISLAMIYAH SEI KAMAH II 2021,” PKM-P, vol. 5, no. 2, p. 164, Dec. 2021, doi: 10.32832/pkm-p.v5i2.982.
N. I. Widiastuti and R. Susanto, “Kajian sistem monitoring dokumen akreditasi teknik informatika unikom,” Majalah Ilmiah UNIKOM, vol. 12, no. 2, Nov. 2014, doi: 10.34010/miu.v12i2.28.
K. Karlina, L. N. Shafa, N. Millasyifa, and E. Sulaeman, “IMPLEMENTASI ENTERPRISES RESOURCES PLANNING BERBASIS ODOO PADA UMKM DIVA HOME CAKE,” Jurnal Industri Kreatif dan Kewirausahaan, vol. 7, no. 1, pp. 42–50, Jun. 2024, doi: 10.36441/kewirausahaan.v7i1.1909.
T. Retnasari, “Pemodelan Enterprise Resource Planning pada Perusahaan Ritel,” Informatik : Jurnal Ilmu Komputer, vol. 17, no. 1, p. 17, May 2021, doi: 10.52958/iftk.v17i1.2657.
Aliyah Aliyah, Nahrun Hartono, and Asrul Azhari Muin, “Penggunaan User Acceptance Testing (UAT) Pada Pengujian Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Dan Inventaris Barang,” Switch : Jurnal Sains dan Teknologi Informasi, vol. 3, no. 1, pp. 84–100, Dec. 2024, doi: 10.62951/switch.v3i1.330.
