Perancangan Sistem Pengelolaan Surat Berbasis ERP Menggunakan Odoo pada Laboratorium Pendidikan Tinggi
Abstrak
Transformasi digital dalam pendidikan tinggi memerlukan sistem informasi terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi administrasi. Penelitian ini menganalisis dan merancang sistem pengelolaan surat berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) menggunakan Odoo pada Laboratorium Fakultas Rekayasa Industri. Metode Quickstart digunakan dengan tahapan analisis proses bisnis existing, analisis fit and gap, perancangan proses bisnis yang diharapkan, dan implementasi menggunakan Odoo Studio.
Sistem yang dirancang berhasil mengintegrasikan proses permintaan, pengiriman, penandatanganan digital, dan penyimpanan surat secara elektronik. Evaluasi melalui usability testing dan kuesioner System Usability Scale (SUS) menunjukkan pengguna eksternal memberikan skor rata-rata 83 (acceptable), sedangkan pengguna internal memberikan skor 38,1 (not acceptable). Hal ini mengindikasikan sistem telah mendukung digitalisasi layanan bagi pemohon surat, namun kebutuhan pengguna internal belum terpenuhi optimal, terutama dalam pembuatan dokumen surat.
Penelitian merekomendasikan pengembangan fitur pembuatan dan pengeditan dokumen langsung dalam Odoo serta migrasi ke versi enterprise ataupun menggunakan odoo versi sh. untuk meningkatkan fleksibilitas sistem dan mencapai integrasi proses yang lebih menyeluruh.
Kata kunci— ERP, Odoo, Pengelolaan Surat, Digitalisasi, Quickstart, Usability Testing, System Usability Scale (SUS).
Referensi
D. Putri Latif and H. Ali, “Pengaruh Pengambilan Keputusan, Investasi Teknologi Informasi dan Pengembangan SDM terhadap Efisiensi Operasional,” Jurnal Komunikasi dan Ilmu Sosial, vol. 3, no. 1, pp. 1–10, Apr. 2025, doi: 10.38035/jkis.v3i1.1724.
KPMG UK, “Digital transformation in the higher education – the challenges,” 2024.
T. Darmansah, R. Hasan Affandi, F. N. Tania, H. Faza, N. Bidawi, and M. Ayumi, “Pelaksanaan Administrasi Surat Menyurat dan Kearsipan Untuk Menunjang Akuntabilitas di Madrasah Tsanawiyah PAB 1 Sampali,” Pelaksanaan Administrasi Surat (Darmansah, dkk.) Madani: Jurnal Ilmiah Multidisiplin, vol. 2, no. 5, pp. 96–101, 2024, doi: 10.5281/zenodo.11353313.
Prawono, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di STMIK AUB SURAKARTA,” Magister Teknik Informatika, vol. 2, no. 1, 2021, Accessed: Apr. 17, 2025. [Online]. Available: https://e-journal.stieaub.ac.id/index.php/informatika/article/view/159
Y. Ratnawati, “Analisis Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Dengan Pendekatan Technology, Organization and Environment (TOE) (Studi Kasus pada PT. BPRB),” 2021.
K. . Ganesh, “Enterprise resource planning : fundamentals of design and implementation,” p. 170, 2014.
I. Madanhire and C. Mbohwa, “Enterprise Resource Planning (ERP) in Improving Operational Efficiency: Case Study,” Procedia CIRP, vol. 40, pp. 225–229, Jan. 2016, doi: 10.1016/J.PROCIR.2016.01.108.
M. R. A. Simanjuntak and I. S. Setyawan, “FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN DALAM PENERAPAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCES PLANNING PADA PERUSAHAAN JASA KONSULTAN KONSTRUKSI (Studi Kasus pada PT. ABC Engineering Consultant),” Prosiding HUBISINTEK, 2019.
A. Siswanto and H. B. Salam, “PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN KANTOR DINAS PENDIDIKAN PROVINSI SULAWESI SELATAN,” JOURNAL OF ADMINISTRATIVE AND SOCIAL SCIENCE, vol. 3, no. 1, pp. 44–60, Jan. 2022, doi: 10.55606/JASS.V3I1.4.
T. Darmansyah, A. Amelia, I. Q. Pasaribu, I. T. Hasibuan, and W. S. Sibarani, “Penerapan Standar Pengelolaan Surat dalam Meningkatkan Efektivitas Manajemen Persuratan,” Jurnal Manajemen dan Pendidikan Agama Islam, vol. 2, no. 4, pp. 53–63, May 2024, doi: 10.61132/JMPAI.V2I4.366.
J. Rosana, K. Y. Pangestu, E. T. Tiffany, C. Chrisna, and I. Suhardjo, “Pengaruh Penerapan Sistem Odoo pada PT. Great Dynamic Indonesia,” SEIKO: Journal of Management & Business, vol. 6, no. 2, 2023.
S. Aziza and G. H. N. N. Rahayu, “IMPLEMENTASI SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING BERBASIS ODOO MODUL SALES DENGAN METODE RAD PADA PT XYZ,” Journal Industrial Servicess, vol. 5, no. 1, 2019, doi: 10.36055/jiss.v5i1.6503.
D. Anjani, R. Hikmawan, and D. P. Sari, “Implementasi ERP Odoo untuk Peningkatan Sistem Informasi Bisnis Perusahaan menggunakan Metode Accelereted SAP,” Edumatic: Jurnal Pendidikan Informatika, vol. 8, no. 1, pp. 349–358, Jun. 2024, doi: 10.29408/edumatic.v8i1.26055.
C. Nafianto, W. Puspitasari, and M. Saputra, Development of Flexible Production Scheduling by Applying Gantt Charts In Manufacturing Module Open Source ERP (Case Study CV. XYZ). IEEE, 2019.
M. KIEĆ, “FIT-GAP ANALYSIS AS INTRODUCTION STEP TO BUSINESS PROCESS STANDARDIZATION,” Scientific Papers of Silesian University of Technology. Organization and Management Series, vol. 2021, no. 153, pp. 194–212, 2021, doi: 10.29119/1641-3466.2021.153.14.
I. Ancveire, “Fit gap analysis methods for ERP systems literature review,” SACI 2018 - IEEE 12th International Symposium on Applied Computational Intelligence and Informatics, Proceedings, pp. 161– 166, Aug. 2018, doi: 10.1109/SACI.2018.8440972.
G. Booch, J. Rumbaugh, and I. Jacobson, “The Unified Modeling Language for Object-Oriented Development Documentation Set Version 0.9a Addendum,” 1996, Accessed: Jun. 21, 2025. [Online]. Available: http://www.rational.com
M. Seidl, M. Scholz, C. Huemer, and G. Kappel, “The Use Case Diagram,” pp. 23–47, 2015, doi: 10.1007/978-3-319-12742-2_3.
M. Dumas and A. H. M. Ter Hofstede, “UML Activity Diagrams as a Workflow Specification Language,” Lecture Notes in Computer Science (including subseries Lecture Notes in Artificial Intelligence and Lecture Notes in Bioinformatics), vol. 2185, pp. 76–90, 2001, doi: 10.1007/3-540- 45441-1_7.
F. Sujito, R. Arifudin, and F. Y. Arini, “An Analysis of User Interface and User Experience Using System Usability Scale and GOMS Method,” Journal of Advances in Information Systems and Technology, vol. 1, no. 1, pp. 65–73, Oct. 2019, doi: 10.15294/JAIST.V1I1.36503.
M. Hertzum, “Usability Testing: A Practitioner’s Guide to Evaluating the User Experience,” Synthesis Lectures on Human-Centered Informatics, vol. 1, no.1, pp. i–105, Mar. 2020, doi: 10.2200/S00987ED1V01Y202001HCI045.
A. Olivé, “Conceptual modeling of information systems,” Conceptual Modeling of Information Systems, pp. 1–455, 2007, doi: 10.1007/978-3-540-
-0.
